弊社では2022年3月現在、フリーアドレス化に向けた社内の環境整備を進めています。
この記事では弊社で行ったフリーアドレス化に向けた取り組み内容の一部、社内ルールの策定に関して、実施した内容の紹介をさせていただきます。
弊社では2021年から本格的にリモートワークを導入し、メインの作業環境が自宅などの社外になりました。
最近では全社員が同じ日に出社することがほぼなくなり、1~2名だけ出社する形をとっています。
1日に出社人数が減ったこともあり、もともと個人ごとに割り振っていたデスクの使用頻度も落ちていました。
各個人に割り振った作業スペースは他の人が使いづらく、同じ日に出社した方とのコミュニケーションがとりづらい状態にもなっていました。
また、社員数の増加とともに個人スペースの確保も厳しくなってきたため、今回フリーアドレス化を行うこととなりました。
社内のフリーアドレス化に向けて、まず最初に社員全員へのヒアリングを行いました。
ヒアリングでは以下の観点で全社員から意見を出してもらいました。
・ルールとして明示しておいた方がいいと思うもの
・個人的にルールに追加してほしい内容
・その他、要望など
実際に意見として出てきたものを抜粋して紹介させていただきます。
・定期的に掃除するようなルールを作ってほしい
・郵便物が紛失しないような仕組みづくり
・重要書類を管理する人は固定のほうがいい
・共有備品の管理スペースのを設置してほしい
・モニターに触れるような運用はしないでほしい
・マウス、キーボードなどの直接触る備品は共有したくない
ルールを決める際のヒアリングでは郵便物の取り扱いなど、考慮しないといけない内容があることに気づくきっかけとなり、有意義な内容だったと感じています。
全員から聞いた意見を参考にルールの概案作り、全員で内容確認して取捨選択して適用するルールを決定しました。
弊社でのフリーアドレス化する際に適用する社内ルールの一部を紹介させていただきます。
・テーブル1台につき、モニター１台、電源タップ、有線LANを基準とする
・マウス、キーボード、ヘッドセットは会社からの貸し出し品を個人管理とする
・テーブルに私物の放置して帰るのは禁止、当日中にすべて片づける
・私物を置いて帰る際は個人ロッカーに収納する、入らないものは持ち帰る
・作業スペースには個人用の小さいゴミ箱は配置しない
・使っていない席からモニターを持ってくるのは有り、ただし、当日中に元に戻す
・郵便物は指定箇所にまとめて保管する
今回のルールで当面は業務を行い、問題があれば更新をして最適化を行っていく予定になります。
完全なフリーアドレス化は2020年4月予定となり、それまでに運用ルールにのっとったオフィス家具の購入や配置変更などを行います。
フリーアドレス化の検討をしているが、何から始めればいいかで困っている会社様の参考になれれば幸いです。
フリーアドレス化に向けた取り組みは現在始めたばかりになります。
続報があれば新しい記事を作成するかもしれません。